RAKYAT SIPIL, SRAGEN, Kamis, 17/07/2025, Inovasi digital menjadi bagian penting dalam mempercepat pembangunan desa yang efisien dan transparan. Dalam rangka mendukung tata Kelola pemerintahan desa yang modern, salah satu mahasiswa IDBU KKN-T Tim 42 Universitas Diponegoro (UNDIP), Arsika Na’im dari jurusan Administrasi Publik melaksanakan program kerja bertajuk “Optimalisasi Digitalisasi Arsip Desa Berbasis Google Workspace” di Desa Sukorejo, Kecamatan Sambirejo, Kabupaten Sragen. Di bawah bimbingan dosen pembimbing lapangan Dr. Ir. Cahya Setya Utama, S.Pt., M.Si., IPM, program ini dilaksanakan pada Kamis, 17 Juli 2025 dengan melibatkan perangkat desa dalam pengelolaan arsip digital di Desa Sukorejo.
Selama melaksanakan KKN di Desa Sukorejo, Arsika Na’im mengangkat isu penting seputar pengelolaan arsip dan adminsitrasi Desa. Di Desa Sukorejo, digitalisasi arsip telah mulai diterapkan dengan memanfaatkan google drive. Namun, penggunaannya masih terbatas pada unggahan dokumen dalam bentuk foto dan PDF. Beberapa fitur pendukung yang tersedia di Google Drive masih belum dimafaatkan secara optimal. Hal ini membuat pencarian data, penyuntingan, hingga kolaborasi antar perangkat desa menjadi kurang optimal. Dari kondisi tersebut, program kerja ini bertujuan untuk mengoptimalkan pemanfaatan google drive sebagai media digitalisasi arsip desa dengan semakin memanfaatkan fitur-fitur unggulan dari google workspace seperti google Docs dan Google spreadsheet.
Program kerja yang dilaksanakan meliputi pelatihan pembuatan arsip digital kolaboratif bagi perangkat desa. Dalam pelatihan ini, perangkat desa dibekali keterampilan untuk membuat dan mengelola dokumen administratif menggunakan Google Docs. Selain mengenalkan fitur dasar Google Docs, perangkat desa juga diajarkan manfaat penggunaan platform ini, seperti kemudahan dalam mengorganisasi dokumen yang lebih rapi dan aksesibilitas yang lebih tinggi. Keunggulan utama dari Google Docs adalah kemampuannya memungkinkan dokumen tersebut dikerjakan secara simultan oleh beberapa pengguna dari perangkat yang berbeda. Selain itu, perangkat desa juga diperkenalkan dengan fitur Voice Typing, yang dapat dimanfaatkan untuk mencatat notulensi rapat secara otomatis, sehingga proses pencatatan menjadi lebih efisien dan akurat. Pelatihan ini bertujuan meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi desa melalui pemanfaatan teknologi digital yang modern dan praktis.
Digitalisasi arsip telah mulai diterapkan dengan memanfaatkan google drive
Melalui kegiatan ini, Tim KKN-T UNDIP berharap Desa Sukorejo mampu meningkatkan kulitas digitalisasi arsip yang telah mereka terapkan sebelumnya dengan memaksimalkan berbagai fitur yang tersedia di google workspace. Edukasi yang telah diberikan diharapkan dapat mendorong perangkat desa untuk lebih aktif dan terampil dalam mengelola dokumen secara digital, tidak hanya sekadar menyimpan, tetapi juga mengatur, menyunting, dan berkolaborasi dalam satu platform terintegrasi. Dengan demikian, proses administrasi desa dapat berjalan lebih efisien, rapi, dan mendukung transparansi pelayanan kepada masyarakat.
Penulis: Arsika Na’im
Komentar